Privacyverklaring

HBPF Horst B.V. h.o.d.n. Administratie Partners (onderdeel van de HBPF Groep B.V.) is een toonaangevend administratiekantoor die er alles aan doet om te voldoen aan de verwachtingen van haar klanten, of deze zelfs te overtreffen. Op die manier ontstaan onvergetelijke ervaringen. Liefde voor het vak, kwaliteit en gastvrijheid zijn onze kenmerken. Zorg voor onze klanten staat op de eerste plaats. In deze aanwijzingen, met betrekking tot de gegevensbescherming, lichten wij toe hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, wat wij ermee doen, voor welke doeleinden, op welke juridische grondslagen dit berust en wij stellen u op de hoogte van uw rechten om uw gegevens te beschermen.

Wie is verantwoordelijk voor gegevensbescherming?

Zoals gedefinieerd in de basisregelgeving van de EU inzake gegevensbescherming is Administratie Partners verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Administratie Partners is verantwoordelijk voor al uw gegevens die worden verwerkt via de website www.administratiepartners.nl. Administratie Partners verwerkt uw gegevens ook indien deze door onze klanten worden doorgegeven. Voor zover wordt voldaan aan de vereisten betreffende de naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming die daarvoor geldt. En uiteraard als u ons uw persoonsgegevens doet toekomen.

Wanneer verzamelt en verwerkt Administratie Partners persoonsgegevens?

Administratie Partners verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens o.a. in de volgende gevallen:

  • Als u rechtstreeks contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via onze website, en/of u geïnteresseerd bent in onze diensten of als u vragen heeft;
  • Als u bij ons een dienst afneemt;
    • IB aangifte
    • Advies
  • Als U w werkgever bij ons een dienst afneemt;
    • Salarisadministratie

Welke gegevens over u kunnen worden verzameld?

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen worden verzameld

  •  Contactgegevens: naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
  •  IB gegevens: informatie die u heeft verstrekt en benodigd zijn om de IB aangifte uit te voeren
  •  Persoonlijke gegevens: informatie die uw werkgever heeft verstrekt met als doel het voeren van een salarisadministratie
  •  Gebruik van websites en communicatie: informatie over hoe u de website gebruikt en of u berichten van ons opent of doorstuurt, inclusief gegevens die zijn verzameld door middel van cookies en andere volgtechnieken.

Wat is het doel van de verwerking van uw gegevens?

De gegevens die worden verzameld binnen de context van het aangaan van een overeenkomst of het leveren van diensten, worden om onderstaande doeleinden verwerkt. Administratie Partners verzamelt, verwerkt en gebruikt persoonsgegevens in het kader van het uitvoeren van een overeenkomst. Verzamelde gegevens worden ook verwerkt in het kader van de waarborging van de werking van onze IT-systemen. Waarborging van de werking omvat de volgende activiteiten:

  • Het maken van een reservekopie en het herstellen van de in IT-systemen verwerkte gegevens;
  • Het registreren en bewaken van transacties om de juiste werking van IT-systemen te controleren;
  • Het detecteren van en beschermen tegen ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens;
  • Incident- en probleembeheer om storingen in IT-systemen te verhelpen.

Administratie Partners is onderworpen aan een aantal wettelijke verplichtingen. Om daaraan te voldoen, verwerken we uw gegevens voor zover dat is vereist en geven we deze, indie de betreffende autoriteiten.

Gegevensoverdracht aan geselecteerde derden

Verwerking van gegevens worden, onder andere, doorgestuurd naar derden indien en voor zover wordt voldaan aan de vereisten betreffende de naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming daarvoor:

  • Aan zorgvuldig geselecteerde en gecontroleerde dienstverleners en zakelijke partners met wie we samenwerken om u diensten te kunnen leveren.

Hoe beschermen we uw persoonsgegevens

We zetten diverse beveiligingsmaatregelen in overeenkomstig de actuele stand van de techniek om de veiligheid, integriteit en beschikbaarheid van uw gegevens te beschermen en te behouden. We kunnen geen 100% bescherming tegen ongeoorloofde toegang garanderen in geval van gegevensoverdracht via internet of een website. Maar, wij en onze dienstverleners en zakelijke partners doen er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming. Dit doen wij door middel van fysieke, elektronische en
procesgerichte veiligheidsmaatregelen. We gebruiken onder meer de volgende voorzieningen:

  • Strikte criteria voor de toestemming om toegang te krijgen tot uw gegevens overeenkomstig het beginsel van ‘noodzaak tot kennisname’ (beperking tot zo min mogelijk mensen) en uitsluitend voor de gespecificeerde doeleinden;
  • Uitsluitend overdracht van verzamelde gegevens in versleutelde vorm over een beveiligde verbinding;
  • Bescherming met een firewall van IT-systemen om bescherming te bieden tegen ongeoorloofde toegang, bijvoorbeeld door hackers;
  • Permanente bewaking van toegang tot IT-systemen om misbruik van persoonsgegevens te detecteren en te voorkomen.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

In overeenstemming met artikel 17 van de basisregelgeving van de EU inzake gegevensbescherming bewaren we uw gegevens zo lang als nodig is voor de desbetreffende doeleinden waarvoor wij uw gegevens verwerken. Neem contact met ons op over uw rechten inzake persoonsgegevensbescherming en uw recht om klachten in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteiten. Als u vragen heeft met betrekking tot het gebruik van uw persoonsgegevens door ons, kunt u contact met ons opnemen via info@administratiepartners.nl. Aangezien u de betrokkene bent bij de verwerking van uw gegevens, wordt u door de basisregelgeving van de EU inzake gegevensbescherming en andere relevante regelgeving inzake persoonsgegevensbescherming in staat gesteld bepaalde rechten ten aanzien van ons te doen gelden. In de volgende sectie worden uw rechten toegelicht. Zoals deze zijn gedefinieerd in de basisregelgeving van de EU inzake gegevensbescherming. Afhankelijk van het type en de omvang van uw verzoek, kunnen we u vragen om uw verzoek schriftelijk in te dienen.

Rechten van betrokkenen

Overeenkomstig de basisregelgeving van de EU inzake gegevensbescherming heeft u, als betrokkene, met name de volgende rechten ten aanzien van Administratie Partners:

  • Recht op informatie (artikel 15 van de basisregelgeving van de EU inzake gegevensbescherming): U kunt op elk gewenst moment vragen om informatie met betrekking tot al uw gegevens die wij bewaren. Deze informatie heeft, onder meer, betrekking op de gegevenscategorieën die we verwerken, de doeleinden voor de verwerking, de afkomst van de gegevens als we deze niet rechtstreeks van u hebben ontvangen en, indien van toepassing, de ontvangers aan wie we de gegevens hebben gestuurd. U kunt gratis een kopie van uw gegevens van ons ontvangen. Als u geïnteresseerd bent in extra kopieën, behouden we ons het recht voor om deze in rekening te brengen;
  • Recht op correctie (artikel 16 van de basisregelgeving van de EU inzake gegevensbescherming): U kunt ons vragen om uw gegevens te corrigeren. We zullen de nodige maatregelen treffen om de door ons voortdurend verwerkte gegevens van u juist, volledig en up-to-date te houden, gebaseerd op de meest recente informatie die wij hebben;
  • Recht op verwijdering (artikel 17 van de basisregelgeving van de EU inzake gegevensbescherming): U kunt ons vragen om uw gegevens te verwijderen, vooropgesteld dat aan de wettelijke vereisten wordt voldaan. Overeenkomstig artikel 17 van de basisregelgeving van de EU inzake gegevensbescherming kan dat het geval zijn indien;
  • De gegevens niet langer vereist zijn voor de doeleinden waarvoor deze werden verzameld of anderszins verwerkt;
    •  U uw toestemming, die ten grondslag ligt aan de gegevensverwerking, intrekt en er ook geen verdere rechtsbasis is voor de verwerking;
    • U bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens en er geen rechtmatige redenen zijn voor de verwerking of als u bezwaar maakt tegen gegevensverwerking ten behoeve van directe reclame;
    • De gegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
    • Als de verwerking niet nodig is;
    • Om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan een wettelijke verplichting waardoor wij verplicht zijn om uw gegevens te verwerken;
    • Met name ten aanzien van de wettelijke bewaartermijnen;
    • Om rechtsvorderingen te doen gelden of uit te voeren, of om tegen rechtsvorderingen te verweren.
  • Recht op beperking van verwerking (artikel 18 van de basisregelgeving van de EU inzake gegevensbescherming): U kunt ons vragen of we de verwerking van uw gegevens beperken als:
    •  U de juistheid van de gegevens betwist, en zulks gedurende de tijd die we nodig hebben om de juistheid van de gegevens te controleren;
    • De verwerking onrechtmatig is, maar u de gegevens niet wilt laten verwijderen en in plaats daarvan om een beperking van gebruik vraagt;
    • Wij uw gegevens niet langer nodig hebben, maar u wel om rechtsvorderingen te doen gelden of uit te oefenen of tegen rechtsvorderingen te verweren;
    • U een bezwaar tegen de verwerking heeft ingediend, hoewel nog niet is besloten of onze rechtmatige gronden zwaarder wegen dan uw redenen
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 van de basisregelgeving van de EU inzake gegevensbescherming):
    Op uw verzoek sturen w uw gegevens, als dat technisch mogelijk is, door naar een andere verantwoordelijke entiteit. Dit recht is echter alleen van toepassing als de gegevensverwerking gebaseerd is op uw toestemming of vereist is om een contract uit te voeren. In plaats van om een kopie van uw gegevens te vragen, kunt u ons vragen de gegevens rechtstreeks
    naar een andere verantwoordelijke entiteit te sturen;
  • Recht van bezwaar (artikel 21 van de basisregelgeving van de EU inzake gegevensbescherming): U kunt op elk gewenst moment bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens om redenen die voortvloeien uit een bijzonder situatie, vooropgesteld dat de gegevensverwerking is gebaseerd op uw toestemming of ons rechtmatig belang of dat van een derde. In dat geval zullen wij uw gegevens niet langer verwerken. Laatstgenoemde is niet van toepassing als we kunnen aantonen dat er dwingende, verdedigbare redenen voor verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen of als we uw gegevens nodig hebben om rechtsvorderingen te doen gelden of uit te oefenen of tegen rechtsvorderingen te verweren.

Tijdslimieten voor naleving van de rechten van de betrokkenen

We doen er alles aan om binnen 30 dagen aan verzoeken te voldoen. Deze tijdslimiet kan worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek.

Beperking op de verstrekking van informatie met betrekking tot de rechten van betrokkenen

In bepaalde situaties kan, in verband met wettelijke voorschriften, vereist zijn om geen informatie met betrekking tot uw gegevens te verstrekken. Als we uw verzoek om informatie in een dergelijk geval moeten weigeren, zullen we u op de hoogte stellen hiervan.

Klachten aan toezichthoudende autoriteiten

Administratie Partners neemt uw voorbehouden en rechten zeer serieus. Als u echter van mening bent dat we uw klachten of voorbehouden niet naar behoren hebben afgehandeld, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de verantwoordelijke gegevensbeschermingsautoriteiten.